Az EKÁER rendszerhez két dolgot kell megtennünk: Bejelenteni a tevékenységet Hozzáférhetővé tenni az EKÁER számot a hatósági ellenőrzés során A bejelentést a címzettnek kell megtenni, amennyiben az Európai Unió más tagállamából hozzák be az árut. Fordított esetben, ha Magyarországról az Európai Unió más tagállamába fuvarozzák az árut, illetve belföldi fuvarozás esetén az áru feladóját terheli a bejelentési kötelezettség. A bejelentést tehát vagy a feladónak, vagy –nemzetközi szállítás esetén– a magyar címzettnek kell megtennie. A fuvarozónak csupán egyetlen teendője van az EKÁER rendszerrel, ugyanis a felelősség az áru feladóját, illetve címzettjét terheli. A fuvarozónak így csak az útdíjakra kell figyelmet fordítania, illetve arra, hogy vissza kell igazolnia az EKÁER-t az igénylővel szemben, mert egy szám eltérés miatt is jegyzőkönyvezni kell az esetet, ilyenkor egy egyszerű ellenőrzés is órákba kerülhet, veszélyeztetve a fuvarfeladatot. Továbbá fontos, hogy ha változik a vontató, vagy a pótkocsi az országon belüli szállítás közben, azt is át kell írni a rendszerben – ez főleg gyűjtős, illetve raktározós fuvaroknál fordul elő.
Ezt a számot a hatóság rendelkezésére kell bocsátani a közúti ellenőrzések során. A rendszer, illetve a rendszám segítségével az áru folyamatosan nyomon követhető, akár valós időben is. A nyomonkövetés egyre gyakoribb megoldás a közúti fuvarozásban, hiszen rengeteg előnye van. Amennyiben szeretne még többet megtudni a témáról, akkor tekintse meg az iTrack GPS nyomkövető rendszerét.
500 kg-ot és 5 millió forintot, kockázatos termék esetében pedig az 500 kg és 1 millió forintot. Kérdéses, hogy változnak-e és miként ezek az összeghatárok, melyeket több mint 5 éve jelölt meg értékhatárként a szabályozás. Jelenleg, ha nem kockázatos termékek közúti fuvarozását nem útdíjköteles gépjárművel végzik, nincs EKAER kötelezettség. Ezzel szemben kockázatos termék esetén minden gépjárművel végzett tevékenység EKAER köteles. Mivel az EKAER-köteles termékek köre megváltozhat, úgy az érintett gépjárművekre vonatkozó szabály is módosulhat. Elképzelhető tehát olyan eset is, hogy egy vállalkozásnak 2020-ban nem kell még EKAER szám, de 2021-ben – amennyiben az EKAER rendelet ezt előírja – már kelleni fog. Természetesen ennek fordítottja is előfordulhat: amennyiben 2021 a termék nem kerül be a listára, úgy jövőre már nem kell EKAER számot kérni rá. Árnyaltabbá válhatnak az EKAER szankciók 2021-től finomhangolásra kerül a szankcionálásra vonatkozó szabályozás. Eszerint különbséget kell tenni a súlyos kötelezettségszegés és apróbb hiba között.
Mikor kell EKAER számot kérni? Az eredeti tervek szerint mindenkinek, aki útdíjköteles járművel árut szállít, be kellett volna jelentenie ezt és EKAER számot igényelni, a szabályozás azonban az megengedőbb lett. Egy módosításnak köszönhetően kis mennyiségű vagy értékű áru esetén már nem lesz kötelező számot igényelni – a nem kockázatos termékek esetén a véglegesített szabályozás értelmében a nem kockázatos termékek esetén 2, 5 tonna vagy 2 millió forint áruérték alatt nem vagyunk kötelesek bejelenteni a gyűjtőfuvar keretében végzett szállítást. Kockázatos élelmiszerek esetén 200 kilogramm és 250 ezer forint a határ, más kockázatos termékeknél pedig 500 kilogramm vagy 1 millió forintos érték felett kell EKAER számot igényelni. A bejelentés az EKAER rendszerén keresztül, elektronikus formában lehetséges, ám hogy kinek kell azt megtenni, a körülmények függvényében változik. Amennyiben uniós tagállamból Magyarországra érkezik az áru, úgy a kötelezettség a címzettet terheli, míg ha Magyarországról tart az áru kifelé, az Unió valamely tagállamába, akkor a feladót.